Directeur de l'orientation, des stages et de l'insertion professionnelle F/H
SORBONNE UNIVERSITE
PARIS 05
hace 5 días
source : Apec

Fonctions : Directeur-trice de l’orientation, des stages et de l’insertion professionnelle F / H (réf.11921)

Emploi-type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Mission :

Piloter, organiser et coordonner les missions et activités de la DOSIP.

Activités principales :

Encadrer et animer une équipe de 15 personnes ainsi que les emplois-étudiants :

  • Coordonner et superviser les activités de la direction, accompagner les personnels ;
  • Assurer la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines : (congés ; absences ; entretiens annuels ), diffuser l'information relative aux procédures de gestion, rédiger les dossiers d'avancement du personnel, définir, proposer et prioriser les actions de formation du personnel ;
  • Recruter le personnel du service et les emplois étudiants.
  • Etablir et proposer un budget, contrôler sa répartition et exécution, en faire le suivi et l’analyse :

  • Prioriser les dépenses ;
  • Etablir et valider les demandes de bon de commande et les services faits ;
  • Participer au dialogue budgétaire annuel ;
  • S'assurer du respect des procédures financières au sein de la direction ;
  • Coordonner et participer à la réalisation des rapports (tableaux de bord, enquêtes, etc.) demandés par les directions (finance, etc) ;
  • Mise en place et adaptation des process administratifs ;
  • Suivi et mise en place des arrêtés facultaires et universitaires.
  • Organiser et coordonner l'activité de la DOSIP en relation avec les composantes et les services de la Faculté des Lettres et de l'université :

  • Assurer une veille réglementaire sur les activités de la direction (stages, conditions d'accès à l'enseignement supérieur, césure, .) ;
  • Représenter le service auprès des directions aux niveaux facultaire et universitaire et dans les instances nationales (Courroie, ) ;
  • Superviser et participer à l'organisation des salons et des journées portes ouvertes ;
  • Superviser et coordonner l'activité du bureau des stages ;
  • Superviser et accompagner l’ensemble des activités de la direction (accueil, centre de ressources, ateliers, tables ondes, )
  • Présenter et valoriser l'activité de la direction à l'extérieur
  • Mettre en place une politique de communication de la DOSIP :

  • Participer aux réunions des correspondants communication de la Faculté ;
  • Informer les agentes et agents de la direction des règles en matière de réalisation d'outils de communication et en superviser la mise en œuvre ;
  • Mettre à jour les informations qui concernent la DOSIP sur les pages du site internet et sur l'ENT ; en proposer et superviser l'évolution régulière en fonction des besoins des étudiantes et étudiants, des évolutions à venir du service et de l'université ;
  • Piloter la campagne de communication liée à l'envoi de SMS.
  • Conduite de projets : OUI

    Encadrement : OUI : 6A 3B 6C

    L’agent-e est amené-e ponctuellement à mettre en place des actions et à participer à des salons et aux journées Portes Ouvertes de la Faculté des lettres en dehors des heures de service et en week-end.

    Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche
  • Savoir-faire :

  • Maîtrise des procédures d'élaboration budgétaire et des circuits financiers.
  • Capacité d'organisation et de pilotage, capacité à déléguer, aptitude au dialogue, à l'écoute et à la communication.
  • Savoir sensibiliser aux enjeux du domaine et savoir faire adhérer.
  • Savoir-faire transversaux :

  • Capacité à assurer l'encadrement d'agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l'équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d'absences et horaires
  • Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrés, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
  • Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
  • Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l'équipe pour assurer les missions de l'équipe et garantir la continuité du service
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
  • Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l'évolution et de l'optimisation des organisations ou des procédures
  • Capacité à conduire et accompagner un projet
  • Capacité à conduire un entretien, une réunion
  • Capacité à structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse
  • Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
  • Capacité à élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte
  • Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
  • Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
  • Capacité à assurer de la bonne circulation de l'information au sein du service
  • Capacité à accompagner les personnels à l'usage des systèmes d'informations
  • Savoir être :

  • Bon relationnel et sens du travail en équipe dynamisme, disponibilité et réactivité
  • Sens de l'analyse et force de proposition adaptabilité et autonomie
  • Organisation et rigueur sens du service public confidentialité
  • Esprit de décision, sens des responsabilités, discernement et sens de l'initiative dans l'exercice de ses attributions.
  • Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

    Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé.

    Son budget est de 670 M€.

    Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

    Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens.

    La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

    Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des Lettres

  • http : / / lettres.sorbonne-universite.fr
  • Présentation de la direction :

    La DOSIP est la Direction de l’Orientation, des Stages et de l’Insertion Professionnelle de la Faculté des Lettres de Sorbonne Université.

    Elle comprend 3 pôles dont le bureau des stages, le bureau d’information et d’aide à l’orientation et à l’insertion professionnelle et l’Observatoire de l’insertion professionnelle et des parcours.

    La DOSIP a pour missions principales les activités suivantes :

  • Conseiller les étudiantes et étudiants et les accompagner dans le domaine de l’orientation, de l’information et de l’insertion professionnelle ;
  • Informer sur les différents cursus et diplômes, sur les secteurs d’activité pour aider les lycéennes et lycéens et les étudiantes et étudiants à s’informer sur les études, à construire leur parcours de formation en fonction de leur projet professionnel, y compris la ré-orientation ;
  • Mettre en œuvre le processus de délivrance des conventions de stages conformément à la réglementation ;
  • Réaliser, pour un public étudiant, des ateliers de formation et d’information, des tables rondes ;
  • Élaborer des enquêtes sur les diplômés et leur insertion dans le monde professionnel.
  • Localisation : 1 rue Victor Cousin, 75005 Paris

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